[Phạm Thế Hưng]

Tên đề tài:

PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI, NHỮNG TƯƠNG ĐỒNG VÀ KHÁC BIỆT SO VỚI VĂN PHÒNG TRONG QUÁ KHỨ.

Đặt vấn đề

“Văn phòng không còn chỉ là hình ảnh quen thuộc với những hành lang im ắng, các cánh cửa khép với bảng đề tên phòng ban kẻ chữ nghiêm trang, hay tiếng đánh máy chữ lọc cọc. Ngày nay văn phòng mang một bộ mặt đa dạng hơn: […]. Thậm chí có cả các văn phòng làm việc từ xa, văn phòng tại nhà và văn phòng ảo”. (Business Edge Co., 2006).

Những nhận xét nhạy bén trên từ năm 2006 đã cập nhật rất chính xác xu hướng phát triển của văn phòng hiện đại. Nhưng đó mới chỉ là những quan sát bề ngoài, bởi vì bản chất của những thay đổi đó bắt nguồn từ sự chuyển mình của văn hóa kinh doanh và tư duy về văn phòng, tổ chức. Câu hỏi đặt ra là: sau gần một thập kỉ, đến thời điểm hôm nay những sự chuyển biến đó đã đi đến đâu?

Phân tích vấn đề

Văn phòng là gì?

“Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập, xử lí thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”. (Hạnh P.M., 2008). Hay một định nghĩa khác, phân chia cách hiểu theo nghĩa rộng là “bộ máy làm việc tổng hợp, trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị” (Lan P.T.M., 2009) và theo nghĩa hẹp là “trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó” (Lan P.T.M., 2009). “Văn phòng là nơi để làm việc” (Việt Anh B.P., 2014)

Nhà quản trị quan tâm đến xây dựng bộ máy hỗ trợ quản lí (văn phòng hiểu như một bộ phận) và môi trường làm việc công ty (văn phòng hiểu như nơi làm việc). Trong khi đó, ở cấp độ nhân viên, vấn đề thiên về cách nhận thức và thích nghi với môi trường làm việc. Nói cách khác là làm ở đâu và làm cách nào để sứ mệnh cá nhân thống nhất với sứ mệnh và các giá trị của tổ chức.

Văn phòng, hiểu theo nghĩa là một bộ phận hỗ trợ quản lí cho lãnh đạo, là một đề tài tương đối lớn đã trở thành đối tượng của khoa học Quản trị văn phòng được giảng dạy ở nhiều trường Đại học cũng như các cuốn sách. Nhưng xem xét theo tổng quát là môi trường làm việc như chuyên gia Việt Anh B.P. thì chưa có nhiều tài nghiên cứu^[1].

Văn phòng hiện đại và văn phòng truyền thống

Chuyên nghiệp

Mặc dù mối tổ chức đều có sứ mệnh, chiến lược và nói chung là văn hóa đặc trưng, nhưng để phục vụ cho các liên kết kinh doanh, các tổ chức vẫn thành lập những nền tảng chung. Nền tảng

đó được gọi là sự chuyên nghiệp. “Chuyên nghiệp là các chuẩn mực phù hợp với kinh tế”^[2] (Việt Anh B.P., 2014). Mặc dù vậy, chuyên nghiệp không phải những quy tắc nhất thành bất biến. Nó ra đời do nhu cầu tối đa hóa giá trị và liên kết chuỗi nên cũng thay đổi theo những biến động của những yếu tố này. Chuyên nghiệp là “các chuẩn mực” nhưng là chuẩn mực thuộc về bối cảnh, phụ thuộc vào “kinh tế”.

Một trong những ví dụ đơn giản nhất chẳng hạn như: khái niệm “chuyên nghiệp” truyền thống gắn liền với hình ảnh một trụ sở khang trang và bề thế. Nhưng hình ảnh này chỉ phù hợp với văn hóa kinh doanh thiếu sức cạnh tranh. Khi nền kinh tế đi lên và sau các biến động khủng hoảng lớn, các doanh nghiệp và tổ chức ngày nay tập trung vào tính hiệu quả. Dẫn đến việc đầu tư cho một trụ sở lớn hơn cần thiết lại chính là thiếu chuyên nghiệp. Tính chuyên nghiệp vào thời điểm hiện tại được đánh giá dựa trên cách làm việc, với yêu cầu mà theo chuyên gia Việt Anh B.P. (2014) là tính kế hoạch (planning), tính chính xác (punctual), tính giá trị (price), tính thương hiệu (PR) và tính thực tế (practice).

Với cách hiểu là nơi làm việc, văn phòng hiện đại vẫn có một số cốt lõi giống như văn phòng truyền thống là phải có tính pháp lí, thuận tiện cho giao dịch và có điều kiện về cơ sở vật chất nhất định. Nhưng xét về sự chuyên nghiệp, thì đã có sự thay đổi về các chuẩn mực. Và điều đó cho phép ra đời các văn phòng ảo, chứ không chỉ riêng nhờ vào sự phát triển của công nghệ.

Văn hóa tổ chức

Sự chuyên nghiệp giúp các doanh nghiệp kết nối và hợp tác với nhau. Văn hóa là thứ để họ cạnh tranh với nhau, vì nó tạo ra sự độc đáo. Khi cạnh tranh ngày một khắc nghiệt, không chỉ nhu cầu khác biệt mà cả mong muốn phát triển bền vững cũng thúc đẩy các tổ chức xây dựng văn hóa của riêng mình. Ngày nay, yếu tố thương hiệu chiếm 70% tỉ trọng giá trị sản phẩm chính là một hệ quả nổi bật của xu hướng hiện đại này. Có thể khẳng định rằng “doanh nghiệp là một sản phẩm, không phải nơi làm việc” (Gerber M.E., 1995).

Áp lực đặt ra với tất cả các thành viên của công ty, kể từ các cấp lãnh đạo đến mọi nhân viên, không phải là tạo ra sản phẩm để bán, mà là tạo ra một doanh nghiệp đúng với sứ mệnh, tầm nhìn và chiến lược đã đặt ra. Và thương hiệu hoàn toàn không phải sự nổi tiếng, mà là những giá trị và văn hóa mà khách hàng thực sự nhận được từ tổ chức phục vụ họ. Nền tảng của một thương hiệu thực sự không chỉ là sự độc đáo, mà còn là tính giá trị. Nói cách khác, nền tảng đó phải là văn hóa.

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, khi thương hiệu trở thành yếu tố sống còn, thì văn hóa của doanh nghiệp càng trở nên quan trọng. Và để xây dựng văn hóa tổ chức, chắc chắn không thể bỏ qua xây dựng một môi trường làm việc (tức môi trường văn phòng) thể hiện văn hóa đó. Chẳng hạn, công ty sản xuất phim hoạt hình nổi tiếng Pixar có văn phòng được thiết kế như sau:

Trong khi đó, văn phòng của Red Bull London:

Nếu như văn phòng hiện đại là môi trường làm việc, thì văn phòng truyền thống chỉ là địa điểm làm việc. Văn phòng hiện đại thiên về tính tổng thể, bao gồm cả các yếu tố vật chất và phi vật chất (mà quan trọng nhất là văn hóa tổ chức). Do đó, văn phòng hiện đại trở nên linh hoạt, đa dạng và tối ưu hơn.

Đề xuất điểm mới

Văn phòng đối với nhà lãnh đạo

Như đã nói, tất cả các thành viên, không kể vị trí, đều có trách nhiệm cùng nhau đưa tổ chức đến đúng sứ mệnh. Điều này đặc biệt đúng trong thời đại hôm nay, khi mà sự phát triển bền vững và tổng thể mới là điều quan trọng với mỗi tổ chức. Do đó, nhà lãnh đạo có trách nhiệm phát triển một cộng đồng gắn kết chứ không chỉ là những con người làm việc cùng nhau. Văn phòng chính là môi trường của cộng đồng đó. Điều này có nghĩa là: nhà lãnh đạo không chỉ xây dựng văn phòng như một nơi làm việc lí tưởng nhất, mà còn như một nơi tuyệt vời để sống.

Một môi trường tốt để làm việc rất khác với một môi trường tốt để sống. Môi trường để các thành viên cảm thấy được sống đôi khi không phụ thuộc vào điều kiện vật chất. Quan trọng là họ được làm những gì mình thật sự đam mê, yêu thích, được phát triển khả năng của bản thân. Thậm chí, người ta sẵn sàng bỏ qua những khó khăn về điều kiện vật chất khi họ thực sự yêu những gì mình làm.

Một môi trường để sống cũng cần những con người đáng yêu, đáng quý. Đã nhắc đến cộng đồng là nhắc đến giao tiếp. Nhưng sự giao tiếp của những con người trong một cộng đồng khác với các đồng sự tác nghiệp. Điểm khác biệt chính là cảm xúc, sự thông cảm lẫn nhau, cùng nhìn về một hướng và lạc quan, tin tưởng lẫn nhau. Đây cũng là điểm cần đến vai trò của một người lãnh đạo thực thụ, bởi khi hai thành viên có quá ít điểm chung và xa lạ, họ có thể cùng tin tưởng vào người lãnh đạo dẫn dắt mình.

Nhà quản lí làm việc với quy trình và quy chuẩn. Nhà lãnh đạo làm việc với con người. Do đó, nhà quản lí tập trung vào sự chuyên nghiệp còn nhà lãnh đạo tập trung vào văn hóa tổ chức. Điều này lí giải vì sao mặc dù quản lí và lãnh đạo đôi khi có những sắc thái đối lập nhau, lại luôn bổ sung cho nhau một cách mật thiết. Quan trọng là, vùng quản trị hiệu quả chính là vùng chồng lấn giữa hai vai trò này.

Kết luận

Trải qua nhiều thời kì, khái niệm văn phòng thay đổi qua những quan điểm khác nhau, nhưng chủ yếu vẫn xoay quanh một trung tâm đó là: văn phòng là môi trường làm việc. Môi trường đó là nơi các thành viên của tổ chức và các bộ phận tương tác với nhau để hoàn thành cả những công việc cụ thể hay những mục tiêu chung của tổ chức.

Văn phòng hiện đại phát triển hơn văn phòng truyền thống trên hai thuộc tính cơ bản là sự chuyên nghiệp và gắn với văn hóa tổ chức.

Từ góc nhìn của nhà lãnh đạo, văn phòng là một công cụ quản trị gián tiếp quan trọng. Không chỉ đối với việc quản trị con người mà còn cả quản trị các chiến lược lâu dài, phát triển tổ chức đạt được sứ mệnh.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Gerber M.E. (1995). Để xây dựng doanh nghiệp hiệu quả. Hà Nội: NXB Lao động Xã hội.

Business Edge Co. (2006). Quản lý công việc văn phòng.Thành phố Hồ Chí Minh: NXB Trẻ.

Việt Anh B.P. (2014). Bài giảng Office skills. Hà Nội.

Hạnh P.M. (2008). Giáo trình Quản trị văn phòng. Hà Nội: Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông.

Lan P.T.M. (2009). Bài giảng Quản trị văn phòng. Hà Nội. Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông.

1. Trong bài giảng “Nguyên lí văn phòng”, Việt Anh B.P. cho rằng “văn phòng” còn lớn hơn “tổ chức”. ↑
2. Nguyên văn: “Pro means standard and economic”. ↑

 

[Người viết]

Bài viết